Utilities

Proses pembuatan Utilities Usage untuk listrik dan air, serta proses kalkulasi untuk penagihannya

1. Open Apps

   

2. Pilih aplikasi Property Maintenance

   

3. Klik menu Utilities lalu sub menu Utilities Usage

   

4. Klik button Create

   

5. Isi field berikut:

   

   Field	Condition	Note
   Type	Mandatory	Tipe produk utilities yang akan dibuat perhitungan meterannya
   Period	Mandatory	Periode bulan yang dipilih

6. Klik Start untuk melakukan scan QR Code dari meteran listrik atau air yang akan diinput

   

   Klik Stop jika sudah selesai scan

   

   QR meteran yang di scan, akan menginput data meteran usage tersebut, beserta property yang terhubung dengan meteran tersebut

   

7. Klik button Save

   

8. Klik button Edit

   

9. Dapat ubah perhitungan kolom Last Meter jika terjadi ketidaksesuaian dengan hasil input scan meteran dan tambahkan foto meteran pada kolom Photo

   

10. Klik Save kembali

    

11. Klik Approve jika semua meteran sudah terinput, status dari usage yang dibuat akan berubah ke state Confirmed

    

12. Pindah ke menu Utilities untuk sub menu Utilities Calculation

    

13. Klik button Create

    

14. Isi field dan informasi dari kalkulasi tagihan suatu tenant

    

    Field	Condition	Note
    Type	Mandatory	Tipe produk utilities yang akan dibuat perhitungan meterannya
    Tenant	Mandatory	Tenant yang dipilih untuk kalkulasi tagihan utilitiesnya
    Period	Mandatory	Periode bulan yang dipilih

15. Klik Add Calculation Line untuk memasukkan tagihan untuk setiap meteran

    

    Hasil perhitungan tagihan di setiap meteran yang terinput

    

16. Klik button Save

    

17. Periksa tagihan yang tercantum dari hasil kalkulasi utilities, dengan cara klik salah satu meter number

    

    Contoh detail perhitungan tagihan

    

18. Apabila sudah sesuai, klik button Confirm lalu state dari utilities calculation yang dibuat akan berubah ke status Confirmed

    

19. Setelah itu akan ada field Taxes yang terbuka untuk diisi

    

20. Tahap berikutnya adalah, proses pembuatan invoice atau mencetak tagihan untuk tenant dengan klik Create Invoice

    

21. Klik save kembali, lalu akan terbuat draft dari invoice utilities

    

22. Jika tagihan akan segera diserahkan, klik Validate untuk memvalidasi tagihan

    

23. Setelah di validasi, invoice sudah pada state 'open' untuk dilakukan pembayaran

    

24. Untuk mencetak tagihan yang telah divalidasi, dapat klik 'print' lalu pada sub 'utilities attachment'

    

    Contoh cetakan tagihan utilities

    

Notes

1. Automated Calculation

   Pembuatan utilities calculation untuk setiap tenant dapat dibuat automasinya dalam waktu yang dinginkan. Dimana untuk menjalankan automated utilities calculation, usage dan sebagainya ini, silahkan meminta dari IT support untuk menjadwalkannya secara langsung di settings dari Odoo pada menu 'technical' dan sub menu 'scheduled action'

   

   Lalu, tim IT Support dapat klik 'Run Manually' dari scheduled action yang dipilih untuk mengeksekusi setiap bagian yang akan dibuatkan automasinya

   

2. Set to Draft

   Sebagai tindakan pencegahan, apabila terdapat kesalahan dalam proses-proses diatas, untuk pembuatan utilities usage dan calculation yang sudah dikonfirmasi, dapat dikembalikan ke status draft apabila terdapat kesalahan penginputan atau perhitungan dengan cara:

   • Masuk ke sub menu Utilities Usage atau Calculation

   

   • Pilih salah satu data dengan status 'Confirmed'

     

     Untuk data 'utilities calculation', ambil data dengan status 'confirmed' namun belum dibuat invoicenya

     

   • Klik button Set to Draft

     

3. Update Rate Button

   

   • Button Update Rate dapat berjalan dalam periode aktifnya

     

   • Button Update Rate hanya berdampak untuk calculation dengan status draft

     

   • Apabila status suatu calculation sudah 'confirmed' maka perlu dikembalikan ke 'draft'

     Klik button Set to Draft

     

   • Apabila invoice sudah dibuat, maka status calculation tidak bisa dikembalikan ke 'draft' atau dengan kata lain button Update Rate tidak bisa mengubah kalkulasi

     

4. Cancel Invoice

   a. Cancel Invoice - Status Invoice: Draft

   Jika status customer invoice Draft

   

   Lakukan langkah-langkah berikut:

   • Klik Action

     

   • Klik Delete

     

   • Invoice dikembalikan seperti semula

   b. Cancel Invoice - Status Invoice: Open

   Jika telah klik Validate dan status invoice Open maka, jurnal akan otomatis terposting di Odoo seperti berikut:

   

   Lakukan langkah-langkah berikut:

   • Klik Add Credit Note. Tahap ini akan menutup seluruh nominal yang tertera di invoice

     

   • Isi field credit note berikut:

     a. Reason: Alasan membatalkan invoice

     b. Credit Note Date

     

   • Klik button Add Credit Note diatas

   • Diakhir, jurnal otomatis akan direverse, dan otomatis menutup invoice lama dan otomatis menghasilkan invoice baru dengan status "draft".

     

   • Selanjutnya dapat melakukan perubahan informasi di invoice baru dengan cara kembali ke menu Customer Invoice