Tahapan Pembuatan Purchase Request
1. Buka Menu Purchase Request
Menu -> Purchase Requests
Gambar 1.1 Menu Purchase Request
2. Click Create untuk membuat Purchase Request
Gambar 1.2 Letak Button Create
3. Memasukkan Informasi di Header Create PR
Gambar 1.3 Tampilan Pembuatan Purchase Request
a. Company: Nama Perusahaan
b. Purchase Type: Jenis Purchase Request
Gambar 1.3.1 Tampilan Opsi Purchase Type
c. Operating Unit: Unit operasional dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas Purchase Request tersebut
d. Status: Status dokumen Purchase Request
e. Purchase Organization Group: Unit organisasi yang bertugas mengelola semua aktivitas pengadaan barang atau jasa, seperti memilih vendor, membuat kontrak, dan mengeluarkan Purchase Order.
4. Memasukkan produk/jasa
Gambar 1.4.1 Tampilan Untuk Memasukkan Daftar Produk/Jasa
Untuk menambahkan sebuah produk/jasa, click “Add an Item”.
Gambar 1.4.2 Button “Add an Item”
5. Masukkan semua informasi terkait produk/jasa
Gambar 1.5 Pop-up yang Berisi Informasi Produk/Jasa
6. Save Product
Gambar 1.6.1 Letak Button “Save & Close” Product
Tampilan Product yang Berhasil Dimasukkan ke Daftar
Gambar 1.6.2 Tampilan Produk yang Berhasil Ditambahkan
Jika ingin menambahkan produk lain, click “Add an Item” lagi
7. Check & Commit Budget Pada Purchase Request atau Purchase Request Lines
Tiap business unit memiliki peraturan tersendiri mengenai tahapan Approved PR. Ada 2 hal yang bisa dilalui yaitu melalui header Purchase Request atau melalui Purchase Request Lines. Berikut penjelasannya dibawah:
A. Melalui Purchase Request
a) Lengkapi fields yang wajib untuk diisi
Dalam kasus ini, user wajib untuk memasukkan nama departermen.
Pastikan semua fields yang berwarna ungu telah terisi. Fields ungu = Wajib diisi
Gambar 1.7.1.1 Tampilan Fields yang Wajib Dilengkapi
b) Jika semua informasi sudah dimasukkan dan benar, maka click button “Check/Commit Budget”
Gambar 1.7.1.2 Letak Button “Check/Commit Budget”
Gambar 1.7.1.3 Tampilan Ketika Purchase Request Berhasil di Commit/Reserved
c) Click button request validation
Gambar 1.7.1.4 Letak Button “Request Validation”
Gambar 1.7.1.5 Tampilan Header Setelah Click Button “Request Validation”
Scroll kebawah untuk melihat status Purchase Request (PR).
Gambar 1.7.1.6 Tampilan Reviews Setelah Click Button “Request Validation”
Dikarenakan berwarna putih, artinya PR belum di-approve.d) Click Button Validate atau Reject
◾ Jika ingin melanjutkan PR ke Purchase Order (PO), maka berhenti saja di tahap Approved
◾ Jika PR di-reject, maka user harus melakukan revisi pada PR.
- Reject Purchase Request
Digunakan jika PR tidak disetujui. Saat button ini diklik, status PR akan kembali menjadi "Draft", sehingga bisa diperbaiki atau direvisi oleh user.
Contoh Situasi:
User mengajukan PR untuk barang tertentu. -> Setelah dicek oleh tim terkait, ternyata ada kesalahan jumlah, harga, atau kebutuhan sudah berubah. -> Maka, PR tidak disetujui, dan dikembalikan untuk direvisi. -> Klik Reject PR agar user bisa memperbaikinya.
Button ini hanya akan muncul untuk user tertentu yang memiliki kewenangan untuk validate dan reject Purchase Request.
⏩ Jika Ingin Approve PR
Gambar 1.7.1.7 Click Button “Validate”
Gambar 1.7.1.8 Status “Approved”
Jika scroll kebawah, User dapat melihat bagian reviews, status Purchase Request berubah menjadi warna hijau yang berarti PR telah di-approve.
Gambar 1.7.1.9 Perubahan Warna Status Pada “Reviews”
⏩ Jika Ingin Reject PR
Jika PR di-reject, berarti Purchase Request harus di revisi untuk medapatkan approval
Gambar 1.7.2.10 Click Button Reject
Gambar 1.7.2.11 Informasi Bahwa Reject Berhasil
Gambar 1.7.2.12 Status Rejected
Gambar 1.7.1.13 Tampilan Reviews jika Rejected
e) Save
Gambar 1.7.1.14 Save Purchase Request
f) JIKA Ingin Click Button Done
⚠ Jika user click DONE, maka user TIDAK BISA MELANJUTKAN PURCHASE REQUEST (PR) KE PURCHASE ORDER
- Done Purchase Request
Ketika jumlah barang yang dipesan tidak terpenuhi sepenuhnya oleh vendor, tapi setelah dikonfirmasi ke pihak terkait (biasanya requester atau user), ternyata sisa barang yang belum dipenuhi tidak dibutuhkan lagi.
Contoh Situasi:
Di PR, user minta 10 unit barang -> PO dibuat, tapi vendor hanya kirim 6 unit. -> Setelah ditanya ke user, ternyata 6 unit sudah cukup dan tidak perlu pesan sisanya. -> Click Done PR untuk menandai bahwa PR ini dianggap selesai, dan tidak bisa lagi dibuat PO untuk sisa 4 unit.
Tujuan Button Done:
Agar sistem mengunci sisa kebutuhan dan menghindari pembuatan PO tambahan atas barang yang sudah dianggap cukup.
⏩ Jika Ingin Done PR
Gambar 1.7.1.15 Letak Button “Done”
Gambar 1.7.1.16 Perubahan Status ke “Done”
B. Melalui Purchase Request Lines
a) Click Button Lines
Untuk membuka Purchase Request Lines, melalui button Lines
Gambar 1.7.2.1 Letak Button Purchase Request Lines
b) Click Salah Satu Purchase Request Lines di PR dan Click Request Validation
Gambar 1.7.2.2 Pilih Salah Satu Purchase Request Lines
Gambar 1.7.2.3 Letak Button Request Validation
c) Click Button Validate ATAU Reject
- Validate Purchase Request Lines
Digunakan untuk menyetujui PR Lines. Untuk business unit tertentu, persetujuan ini dilakukan oleh beberapa penanggung jawab secara per tahap. Contoh: di-validate oleh A, setelah itu di-validate oleh B, dan akhirnya di-validate oleh C.
- Reject Purchase Request lines
Digunakan jika PR Lines tidak disetujui. Saat button ini diklik, status PR Lines akan kembali menjadi "Draft", sehingga bisa diperbaiki atau direvisi oleh user.
Contoh Situasi:
User mengajukan PR Lines untuk barang tertentu. -> Setelah dicek oleh tim terkait, ternyata ada kesalahan jumlah, harga, atau kebutuhan sudah berubah. -> Maka, PR Lines tidak disetujui, dan dikembalikan untuk direvisi. -> Klik Reject PR Lines agar user bisa memperbaikinya.
⏩ Jika Pilih Validate
Gambar 1.7.2.4 Letak Button Validate
Gambar 1.7.2.5 Status Approved
⏩ Jika Pilih Reject
Gambar 1.7.2.6 Letak Button Reject
Gambar 1.7.2.7 Status Rejected
Untuk melihat Status Reviews di Purchase Request Lines, user dapat pergi ke tahapan berikut ini:
Click disini Untuk Melihat Status Reviews
f) Melakukan Tahapan "Assign Purchaser"
Tahapan Assign Purchaser hanya jika user ingin mengubah Purchase Request menjadi Purchase Order
Gambar 1.7.2.8 Kembali ke Halaman Purchase Request Lines
Gambar 1.7.2.9 Click Purchase Request Lines yang Diinginkan
Gambar 1.7.2.10 Click Action Untuk Memunculkan Opsi "Assign Purchaser
Gambar 1.7.2.11 Click Button Assign Purchaser
Assign Purchaser terdiri dari Purchase Org dan Purchaser. User cukup memasukkan nama Purchaser
Gambar 1.7.2.12 Memasukkan Info Untuk Purchaser
Setelah memasukkan informasi Purchaser, user bisa click button Assign
Gambar 1.7.2.13 Button Assign
Gambar 1.7.2.14 Tampilan Akhir Assign Purchaser
e) JIKA Ingin Melakukan Done Purchase Request Lines
⚠ Jika user click DONE, maka user TIDAK BISA MELANJUTKAN PR LINES KE PURCHASE ORDER
- Done Purchase Request Lines
Ketika jumlah barang yang dipesan tidak terpenuhi sepenuhnya oleh vendor, tapi setelah dikonfirmasi ke pihak terkait (biasanya requester atau user), ternyata sisa barang yang belum dipenuhi tidak dibutuhkan lagi.
Contoh Situasi:
Di PR, user minta 10 unit barang -> PO dibuat, tapi vendor hanya kirim 6 unit. -> Setelah ditanya ke user, ternyata 6 unit sudah cukup dan tidak perlu pesan sisanya. -> Click Done PR untuk menandai bahwa PR ini dianggap selesai, dan tidak bisa lagi dibuat PO untuk sisa 4 unit.
Tujuan Button Done:
Agar sistem mengunci sisa kebutuhan dan menghindari pembuatan PO tambahan atas barang yang sudah dianggap cukup.
Gambar 1.7.2.15 Button Done
Gambar 1.7.2.16 Popup Informasi Purchase Request Lines berhasil di-Done/Close
Gambar 1.7.2.17 Status Done di PR Lines
8. Untuk melanjutkan Purchase Request menjadi Purchase Order
User dapat melanjutkan tahapan pembuatan Purchase Order
Click Disini Untuk Lanjut ke Tahapan Pembuatan Purchase Order