Create Purchase Order
Steps to Create Purchase Order
Pembuatan dokumen Purchase Order ini merupakan proses lanjutan dari dokumen Create Purchase Request -> Assign Purchaser -> Create RFQ -> Create Purchase order
Create Purchase Request
How to create Purchase Request Document
Assign Purchaser Process
Menu -> Purchase Requests
1. Pastikan dokumen Purchase Request sudah dibuat dan memiliki status approved.
2. Dokumen Purchase Request yang sudah dibuat, dilanjutkan ke proses Assign Purchaser.
Ada 2 cara dalam proses Assign Purchaser:
1. Assign Purchaser dari View List Purchase Request
Metode ini digunakan jika setiap line item dalam satu dokumen Purchase Request ingin di-assign ke satu Purchaser yang sama.
1. Pada tampilan List Purchase Request, klik check-box pada salah satu dokumen Purchase Request yang memiliki status Approved
2. Lalu, Klik button Action, dan pilih Assign Purchaser
3. Isi form Assign Purchaser!
2. Assign Purchaser dari View Purchase Request Lines
Metode ini digunakan jika line item yang ada dalam suatu dokumen Purchase Request ingin di-assign ke Purchaser yang berbeda.
1. Pada tampilan Purchase Request Lines, klik check-box pada line item yang ingin di-assign ke purchaser yang sama. (Dalam hal ini, line item yang dipilih, bisa dari dokumen Purchase Request yang berbeda)
2. Kemudian, klik button Action, dan pilih Assign Purchaser
Contoh di atas, merupakan proses Assign Purchaser dari Line Item atas dokumen Purchase Request yang berbeda.
3. Isi form Assign Purchaser!
Create RFQ (Request for Quotations) Process
1. Buka tampilan Purchase Request Lines
Membuat RFQ dari Menu Purchase Request hanya bisa melalui tampilan Purchase Request Lines (Menu -> Purchase Requests -> Purchase Request Lines), pembuatan RFQ ini juga bisa berisi beberapa line item, baik dari satu dokumen Purchase Request yang sama, maupun berbeda.
2. Klik check-box pada salah satu line item Purchase Request yang memiliki status approved dan memiliki Purchaser
3. Lalu, Klik button Action, dan pilih Create RFQ
4. Isi form terlebih dahulu, lalu klik button Create RFQ untuk membuat dokumen RFQ
(1) Supplier, Field ini bersifat Mandatory (wajib diisi), berfungsi untuk memilih Supplier
(2) Purchase Order, Field ini tidak bersifat Mandatory (tidak wajib diisi), berfungsi ketika dokumen RFQ yang ingin dibuat dijadikan ke satu dokumen Purchase Order yang pernah dibuat sebelumnya
5. Dokumen RFQ sudah terbuat, RFQ sudah bisa dilanjutkan untuk proses pembuatan dokumen Purchase Order
Create Purchase Order
Purchases -> Requests for Quotations
1. Dari proses Create RFQ, bisa langsung dilanjutkan ke proses pembuatan Purchase Order dengan melakukan klik dokumen RFQ
2. Lalu, klik Check/Commit Budget untuk memastikan akun tersebut masih memiliki ketersedian budget untuk melakukan purchasing
Button ini akan muncul ketika unit mengaktifkan budget control, maka jika unit tidak mengaktifkan budget control, Button tidak akan muncul.
Selain itu, button ini juga hanya digunakan untuk transaksi yang bersifat expenses
Jika sudah melakukan Check/Commit Budget, akan muncul pop-up notification seperti berikut ini:
3. Lalu, klik Order Validation untuk meminta validasi dokumen Purchase Order
4. Dokumen Purchase Order baru akan terbuat, jika sudah di validasi oleh pihak terkait, dan status dokumen tersebut akan berubah dari RFQ menjadi Purchase Order
Berikut ini contoh dokumen Purchase Order yang sudah di-validasi dan siap untuk dilakukan proses Receiving:
