User Guide for Creating Invoicing
Direct Invoice
Direct Invoice merupakan pembuatan invoice manual, invoice di create untuk penyewaan warehouse atau kebutuhan penagihan biaya invoice yang tidak termasuk dalam order express dan trucking.
Create Invoice Steps
Apps Account Receivable > Transactions > Customer Invoices
Klik button Create
Input bagian header invoice sebagai berikut:
Field Condition Note Company Mandatory Input nama perusahaan/legal entity yang menerbitkan invoice Operating Unit Mandatory Unit operasional yang memproses transaksi invoice Customer Mandatory Customer yang akan melakukan pembayaran Partner Name Optional Nama partner terkait transaksi jika berbeda dengan customer utama NPWP/TIN/VAT Optional Nomor identitas pajak customer untuk kebutuhan perpajakan Address Optional Alamat customer yang akan dikirim invoice Correspondance Optional Alamat/kontak korespondensi untuk pengiriman invoice Address Onetime Optional Alamat sementara jika invoice dikirim ke alamat non-default Contact Person Optional PIC dari sisi customer yang dapat dihubungi terkait invoice Payment Terms Mandatory Batas waktu pembayaran customer Payment Mode Optional Jenis pembayaran yang akan dilakukan customer Customer Reference Optional Informasi reference atas invoice, jika tidak di isi akan autonumber generate nomor customer reference Tax Doc Optional Jenis pajak atas customer, dapat diubah sesuai faktur pajak yang akan dibuat atas customer tersebut Account Manager Optional PIC internal yang menangani account/customer Billing Start Date Optional Tanggal mulai periode penagihan invoice Billing End Date Optional Tanggal akhir periode penagihan invoice Baseline Date Mandatory Tanggal pengakuan invoice diterima dari customer Document Date Mandatory Tanggal dokumen invoice dibuat Posting Date Optional Tanggal journal invoice Received Date Optional Tanggal invoice diterima oleh customer Salesman Optional Nama user yang membuat invoice Sales Organization Optional Organisasi/unit sales yang menaungi transaksi Collector Optional Yang bertanggung jawab atas penagihan invoice ARE Optional Kode identifikasi internal untuk kebutuhan monitoring/reporting Extra Disc Type (2) Optional Tipe diskon tambahan jika ada skema diskon khusus Sales Channel Optional Grouping sales Currency Mandatory Mata uang yang digunakan pada invoice Account Mandatory Akun akuntansi untuk pencatatan invoice Reference/Description Mandatory Deskripsi transaksi atau keterangan utama invoice Input bagian detail tab Invoice Line sebagai berikut:
Field Condition Note Product Optional Product yang akan ditagihkan invoice Section Optional Type product Description Mandatory Description product yang akan ditagihkan invoice Line Info Optional Informasi tambahan terkait detail baris invoice Sales Class Optional Klasifikasi jenis penjualan berdasarkan kategori internal Tahun Ajaran Optional Tahun ajaran yang terkait dengan transaksi Semester Optional Semester yang terkait dengan transaksi Angkatan Optional Angkatan atau batch customer Salesperson Optional Nama sales atas product atau customer Profit Center Mandatory Profit center Account Mandatory Account pendapatan atas invoice Tax Product Code Optional Kode pajak product yang digunakan untuk perhitungan pajak Property Optional Informasi properti atau lokasi terkait transaksi GFA (m) Optional Luas bangunan (Gross Floor Area) dalam meter persegi Project Optional Project Project Budget Optional Referensi budget project yang digunakan Analytic Account Optional Analytic Account Period Optional Periode pencatatan transaksi Analytic Tags Optional Analytic Tags Quantity Mandatory Quantity Unit of Measure Optional Type satuan product Base Price Mandatory Harga dasar product sebelum diskon Disc Type Optional Jenis diskon yang digunakan Disc (%) Optional Persentase diskon dari base price Discount Amount Read Only Nilai diskon dalam nominal Disc 2 (Amt) Optional Nilai diskon tambahan dalam nominal Taxes Optional Pajak atas product PPH/WHT Optional Pajak penghasilan atau withholding tax atas product Subtotal w/o Tax Read Only Total unit price dikalika quantity sebelum dikenakan pajak Subtotal Read Only Total subtotal w/o tax di kurangin discount kemudian dikenakan pajak Service Amount Read Only Unit price dikalikan dengan perhitungan pengenaan service pada jasa hospitality Line Fee Category Optional Kategori biaya tambahan pada baris invoice Agency Type Optional Jenis agency yang terlibat dalam transaksi Agency % Optional Persentase fee agency Agency Amount Read Only Nilai fee agency dalam nominal Incentive Type Optional Jenis insentif yang diberikan Incentive % Optional Persentase insentif Incentive Amound Read Only Nilai insentif dalam nominal Agency Account Mandatory Account untuk pencatatan biaya agency Incentive Account Mandatory Account untuk pencatatan biaya insentif Tax Amount Read Only Perhitungan pengenaan pajak per product dari unit price setelah dikurang dengan discount Salesman Optional Nama salesman yang menangani transaksi Total Read Only Total akhir invoice setelah seluruh perhitungan Pada tab Other Info sebagai berikut:
Field Condition Note Fiscal Position Optional Fiscal position Journal Mandatory Default setting journal type sale Bank Account Optional Bank account pembayaran App Source Optional --- Legacy User Optional --- Profit Center (Branch) Read Only --- Print Counter Read Only Total print counter Already Transfered Optional Already Transfered Contract Optional --- App ID Automatically Inserted KG-ERP Api State Read Only --- Api Sent at Read Only --- Api Message Read Only --- Authorization Group Read Only --- Source PO Optional --- Brand Optional --- Is Fixed Rate Optional --- Fixed Rate Read Only --- Faktur Internal Read Only --- 
Pada tab E-Faktur sebagai berikut:
Field Condition Note Masa Pajak Read Only Bulan Pajak Tahun Pajak Read Only Tahun Pajak Is eFaktur Exported Read Only Faktur pajak sudah pernah di export eFaktur Exported Date Read Only Tanggal export faktur pajak Tanggal EFaktur Read Only - Nomor Faktur Pajak Read Only - 
Setelah memastikan inputan bagian header dan detail telah sesuai, click button Save. State customer invoice akan menjadi Draft, pada kondisi ini user masih dapat mengedit seluruh bagian invoice.
Kemudian klik button Approve, state customer invoice akan menjadi Approve, pada kondisi ini seluruh bagian pada customer invoice sudah tidak dapat di edit
Kemudian, klik button Validate/Post, state customer invoice akan menjadi Open, pada kondisi ini journal pendapatan sudah terposting, dan invoice tidak dapat di edit kembali. Selanjutnya invoice dapat diproses faktur pajak dan print cetakan untuk dikirim ke customer
Jika masih akan melakukan perubahan pada invoice, klik button Reset to Draft, state invoice akan berubah menjadi Draft, dan invoice dapat di edit kembali.
Generate Invoice Express or Trucking
Generate invoice berdasarkan express and trucking, invoice yang akan tergenerate masih berstatus draft, invoice masih dapat di edit untuk memastikan kembali nilai invoice yang tergenerate sesuai dengan proforma invoice dengan customer.
Generate Invoice Steps
Lakukan Generate Invoice: Menu Transportation > Invoicing > Invoice Generator
Input filter atas order yang akan di generate invoice:
Field Condition Note Type Mandatory Invoice for Express/Trucking Invoice Type Mandatory Based on customer / on order Start Date Mandatory Range start date order created End Date Mandatory Range end date order created Partner Mandatory Company partner/customer yang ingin di invoice Sales Person Read Only Informasi sales person atas partner yang dipilih Location Name Optional Location order created Waybill Order Optional Nomor dokumen pengiriman / nomor resi / surat jalan. Posting Date Optional Tanggal posting invoice Reference Optional Catatan tambahan untuk Tarik order dari periode tertentu. Reference akan tersimpan pada comment di invoice dan akantercetak pada Print Customer Invocie Summary Grouping Mandatory Bagaimana order-order digabung menjadi 1 atau beberapa invoice. Opsinya ada 2 yaitu Line atau Product Profit Center 
Pastikan seluruh order list dan nilai summary total telah sesuai, kemudian klik button Generate
Invoice berhasil tergenerate, akan muncul notification nomor invoice yang berhasil tergenerate.
View Invoices
View Invoice from menu Express Order Steps:
Open Apps Transportation > Menu General > Express Order
Pilih order yang sudah digenerate invoice, invoice status = invoiced
Klik order yang dipilih, go to tab Billing, klik nomor Invoice
Klik nomor invoice, akan membuka form view invoice
View Invoice From Trucking Order Steps:
Open Apps Transportation > menu General > Trucking Orders
Pilih order yang sudah di-generate invoice, invoice status = invoiced
Klik order yang dipilih, go to tab Billing, klik nomor Invoice
Klik nomor Invoice, akan membuka form view invoice
View invoice from customer invoice steps:
Untuk melihat daftar invoices yang sudah dibuat, buka ke Apps Account Receivable > Transaction > Customer Invoices
Pilih Invoice yang akan dilihat baik dari generate invoice, closing cashier dan direct invoice
Klik salah satu invoice yang akan di view
Print Invoice and Receipt
Print Invoice Steps:
Setelah view invoice klik button Print. Terdapat 2 tempalte cetakan invoice:
a. Customer Invoice: Mencetak detail line invoice
b. Customer Invoice Summary (Iklan): Hanya terdapat 1 line berisi summary total invoice
Setelah template print yang dipilih muncul, klik button Print
Akan muncul form setting print, pastikan seluruh settingan print sudah sesuai, kemudian klik button Print
Print Receipt Invoice Steps:
Setelah view invoice klik button Print, kemudian pilih template Receipt Invoice. Cetakan ini berfungsi sebagai bukti form invoice telah diterima oleh customer.
Klik Receipt Invoice, view template print Receipt Invoice
Setelah template print yang dipilih muncul, klik button Print
Akan muncul form setting print, pastikan seluruh settingan print sudah sesuai, kemudian klik button Print
Send by Email
Pilih Invoice yang akan dikirimkan via email
Klik button Send by Email
Input Recipient, Subject, body, attach file di email jika ada tambahan
Klik Send
