Menambahkan Tenancy
Proses pembuatan tenancy berdasarkan LOO yang telah di tandatangani.
1. Open Apps
2. Klik aplikasi Property Management
3. Klik menu Property, lalu submenu Tenancy
4. Klik button Create
5. Input informasi di field-field sebagai berikut:
| Field | Condition | Note |
|---|---|---|
| Tenancy Name | Mandatory | Nama contract (Diinput dengan nomor kontrak hardcopy) |
| Original Contract | Optional | Diisi jika terjadi addendum kontrak. Field ini akan mengakomodir kontrak-kontrak yang sudah ditutup atau tenancy status: close. |
Tenant Information
| Field | Condition | Note |
|---|---|---|
| Tenant Name | Mandatory | Nama calon tenant |
| Contact (Tenant) | Mandatory | Contact detail (di input dengan nama yang sama dengan Tenant). Fungsi lain: Untuk menyimpan nomor customer/tenant dari SAP. Field ini penting untuk diisi agar Invoice bisa memunculkan UP di printout invoice |
| Account Manager | Mandatory | Manager suatu kontrak atau pihak pertama dalam suatu kontrak |
Tenancy Information
| Field | Condition | Note |
|---|---|---|
| Tenancy Rent | Total tagihan sewa per bulan | |
| Tenancy Service Charge | Total tagihan service charge per bulan | |
| Deposit Return | Nominal deposit yang dikembalikan | |
| Deposit Returned | Akan tercentang otomatis jika telah eksekusi tombol deposit return | |
| Date | Mandatory | Tanggal kontrak/tenancy dibuat |
| Amount Deposit | Optional | Nominal deposit yang diterima |
| Deposit Received | Akan tercentang otomatis jika telah konfirmasi pembayaran dan posting jurnal atas payment tersebut | |
| Type of Scheme | Optional | Tipe skema deposit |
| PPN | Mandatory | Pajak keluaran (dianjurkan untuk diisi untuk ke SAP) |
| PPH | Optional | PPH |
Contract Information
| Field | Condition | Note |
|---|---|---|
| Start Date | Mandatory | Tanggal dimulainya kontrak. Pastikan telah terisi dengan benar sebelum status tenancy di In Progress. |
| Expiration Date | Mandatory | Tanggal berakhirnya kontrak. Pastikan telah terisi dengan benar sebelum status tenancy di In Progress. |
| Rent Type | Mandatory | Jadwal pembuatan tagihan dan pengakuan pendapatan di accounting. Defaultnya di isi dengan "1 Monthly" karena pilihan rent type mempengaruhi revenue report dan rent schedule details report |
| Rent Invoice Schedule | Optional | Reminder jadwal pembuatan tagihan sewa ke customer sekaligus payment plan suatu kontrak. Dengan mengisi ketentuan payment plan, field ini dapat memberikan penjagaan saat memproses invoice agar tidak melebihi dari ketentuan kontrak. |
| Service Invoice Schedule | Optional | Reminder jadwal pembuatan tagihan service charge ke customer sekaligus payment plan suatu kontrak. Dengan mengisi ketentuan payment plan, field ini dapat memberikan penjagaan saat memproses invoice agar tidak melebihi dari ketentuan kontrak. |
| Tenancy Contract | Optional | Attachment untuk menyimpan informasi kontrak yang asli. WAJIB DIISI |
| Commission | Optional | Success fee untuk agent property yang dimana akan menciptakan Commission Invoice untuk agent tersebut. |
| Utilities Cost | Optional | Biaya utilities per bulan. Jika ada > 1 property, maka yang di input adalah total biaya utility dari property tersebut dalam sebulan saja. Ini dilakukan agar tercatat di system untuk pembuatan tagihannya. Untuk cara pengeditan harga utilities |
6. Scroll ke paling bawah, lalu klik tab Properties
7. Di kolom Property, klik add an item, lalu pilih property yang tersedia.
8. Edit Unit price sesuai kebutuhan jika unit price/rental cost tidak ingin sesuai dengan master data property
9. [GFA Discount] Jika terdapat potongan harga terhadap luasan khusus untuk setiap transaksi invoice-nya saja maka input total GFA yang akan dikurangi.
Hasil pengurangan tersebut akan tertera total GFA nya pada field berikut
Fitur ini akan membuat amount terhadap setiap schedule invoices atau biasanya tertera pada tab Rent Schedule akan mengkalkulasi sesuai dengan GFA(m) Unit Price atau GFA(m) Service Charge
10. Klik button Save untuk menyimpan tenancy sementara.
- Efeknya adalah Status Tenancy akan berada di "New". Status Tenancy: New akan otomatis membuat property yang dicantumlan menjadi Booked.
