Create Customer Invoices
Direct Invoices
General Description: Direct Invoices
Direct Invoice merupakan pembuatan invoice manual, invoice manual di create untuk penyewaan warehouse atau kebutuhan penagihan biaya invoice yang tidak termasuk dalam order express dan trucking.
Apps Account Receivable -> Transaction -> Customer Invoices
User Guides: Direct Invoices
1. Buka Menu Account Receivable
2. Pilih Transaction, kemudian klik Customer Invoices
3. Klik button Create untuk Create Customer Invoices
4. Kemudian, isi bagian header Invoice
(1) Customer, (Mandatory: Wajib isi), Field ini bisa diisi dengan nama Customer yang akan melakukan pembayaran.
(2) Delivery Address, (Optional: Tidak wajib isi), Field ini bisa diisi dengan alamat customer yang akan dikirim invoice.
(3) Payment Term, (Optional: Tidak wajib isi), Field ini berfungsi untuk isi batas waktu pembayaran customer.
(4) Payment Mode, (Optional: Tidak wajib isi), Field ini berfungsi untuk memilih jenis pembayaran yang akan dilakukan customer.
(5) Customer Reference, (Optional: Tidak wajib isi), Field ini berfungsi untuk memberikan informasi reference atas invoce, namun jika tidak di isi akan autonumber generate nomor customer reference.
(6) Tax Doc, (Optional: Tidak wajib isi), Field ini berfungsi untuk memasukkan jenis pajak atas customer, dapat diubah sesuai faktur pajak yang akan dibuat atas customer tersebut.
(7) Baseline Date, (Mandatory: Wajib isi), Field ini diisi tanggal pengakuan invoice diterima dari customer.
(8) Document Date, (Mandatory: Wajib isi), Field ini diisi tanggal invoice dibuat.
(9) Due Date, (Mandatory: Wajib isi), Field ini diisi tanggal batas waktu pembayaran invoice, due date dapat di customer dengan mengkosongkan due date atau dapat otomatis calculate berdasarkan tanggal baseline ditambah dengan due date.
(10) Posting Date, (Optional: Tidak wajib isi), Field ini diisi tanggal journal invoice.
(11) Nomor Seri Faktur Pajak, (Optional: Tidak wajib isi), Field ini bisa diisi dengan nomor seri faktur pajak.
(12) Salesperson, (Optional: Tidak wajib isi), Field ini bisa diisi dengan nama user yang membuat invoice.
(13) Sales Channel, (Optional: Tidak wajib isi), Field ini berfungsi untuk memilih Grouping Sales.
(14) Central Currency, (Mandatory: Wajib isi), Field ini berfungsi untuk memilih currency.
5. Kemudian, input bagian detail tab Invoice Line sebagai berikut:
(1) Product, (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini bisa diisi produk yang akan ditagihkan invoice.
(2) Section, (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini berfungsi untuk memilih tipe produk/ product type.
(3) Description, (Mandatory: Wajib isi), kolom ini berfungsi untuk memasukkan description product yang akan ditagihkan invoice.
(4) Salesperson, (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini bisa diisi dengan nama sales atas product atau customer.
(5) Profit Center, (Mandatory: Wajib isi), kolom ini berfungsi untuk memilih profit center.
(6) Account, (Mandatory: Wajib isi), kolom ini berfungsi untuk memilih account pendapatan atas invoice.
(7) Project, (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini berfungsi untuk memilih project.
(8) Analytic Account, (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini berfungsi untuk memilih analytic account.
(9) Analytic Tags, (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini berfungsi untuk memilih analytic tags.
(10) Quantity, (Mandatory: Wajib isi), kolom ini berfungsi untuk diisi kuantitas produk.
(11) Unit of Measure, (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini berfungsi untuk memilih tipe satuan produk.
(12) Unit Price, (Mandatory: Wajib isi), kolom ini berfungsi untuk isi nilai harga per produk.
(13) Discount, (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini berfungsi untuk isi discount percentage atas unit price product.
(14) Taxes, (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini berfungsi untuk isi pajak atas product.
(15) W.T (Witholding Tax), (Optional: Tidak wajib isi), kolom ini berfungsi untuk isi Witholding tax atau pajak atas product.
(16) Subtotal w/o Tax, Field ini bersifat Read Only (tidak dapat diisi), menampilkan total unit price dikalikan quantity sebelum dikenakan pajak.
(17) Subtotal, Field ini bersifat Read Only (tidak dapat diisi), menampilkan total subtotal w/o tax di kurangin discount kemudian dikenakan pajak.
(18) Service Amount, Field ini bersifat Read Only (tidak dapat diisi), menampilkan unit price dikalikan dengan perhitungan pengenaan service pada jasa hospitality.
(19) Tax Amount, Field ini bersifat Read Only (tidak dapat diisi), menampilkan perhitungan pengenaan pajak per product dari unit price setelah dikurang dengan discount.
6. Pada tab Invoice Line, akan otomatis detail summary sebagai berikut:
(1) Untaxed Ammount (Read Only), Total seluruh line pada subtotal w/o tax setelah dikurang discount.
(2) Tax (Read Only), Total seluruh line pada taxes.
(3) Total (Read Only), Total Untaxed Amount ditambah dengan Tax.
(4) Witholding Tax (Read Only), Nilai untaxed amount dikalikan perhitungan withholding tax.
(5) Net to Pay (Read Only), Nilai Total dikurangi dengan withholding.
7. Pada tab Other Info sebagai berikut:
(1) Fiscal Position, (Optional: Tidak wajib isi), Fiscal Position.
(2) Operating Unit, (Mandatory: Wajib isi), Default operationg unit sesuai setting user login.
(3) Journal, (Mandatory: Wajib isi), Default setting journal type sale.
(4) Account, (Mandatory: Wajib isi), Default account receivable atas customer yang dipilih.
(5) Company, (Mandatory: Wajib isi), Default company user login.
(6) Bank Account, (Optional: Tidak wajib isi), Bank account pembayaran.
(7) Print Counter (Read Only), Total print counter.
(8) Source Document, (Optional: Tidak wajib isi), Default tersisi berdasarkan nomor invoice yang dicancel.
(9) Already Transfered, (Optional: Tidak wajib isi), Already Transfered.
(10) Reference/Description, (Optional: Tidak wajib isi), Reference/Decription.
(11) List Tax Description, (Optional: Tidak wajib isi), Otomatis tergenerate pada saat mengisi invoice line.
(12) List Tax Witholding Tax, (Optional: Tidak wajib isi), Otomatis tergenerate pada saat mengisi invoice line.
8. Pada tab E-Faktur sebagai berikut:
(1) Masa Pajak (Read Only), Bulan Pajak.
(2) Tahun Pajak (Read Only), Tahun Pajak.
(3) Is eFaktur Exported (Read Only), Faktur pajak sudah pernah di export.
(4) eFaktur Exported Date (Read Only), Tanggal export faktur pajak.
9. Setelah memastikan peng-input-an bagian header dan detail telah sesuai, klik button Save. State customer invoice akan menjadi Draft, pada kondisi ini user masih dapat mengedit seluruh bagian invoice.
10. Kemudian klik button approve, state customer invoice akan menjadi Approve, pada kondisi ini seluruh bagian pada customer invoice sudah tidak dapat di edit.
11. Kemudian klik button Validate/Post, state customer invoice akan menjadi Open, pada kondisi ini jurnal pendapatan sudah ter-posting, dan invoice tidak dapat di edit kembali. Selanjutnya, invoice dapat diproses faktur pajak dan print cetakan untuk dikirim ke customer.
12. Jika masih akan melakukan perubahan pada invoice, klik button Reset to Draft, state invoice akan berubah menjadi Draft, dan invoice dapat di edit kembali.
