Deposito
Deposito Penempatan
1. Langkah awal untuk membuat deposito penempatan, yaitu membuat Vendor Bill dengan menambahkan keterangan pada field description untuk melakukan deposito penempatan. serta menggunakan jenis Account yang dapat digunakan untuk deposito. Serta menginput nominal untuk deposito tersebut.
Kemudian check/commit budget -> approve
Untuk melihat journal entry terhadap transaksi vendor bill yaitu dengan ke arah tab other info, kemudian akan muncul link yang mengarahkan user untuk dapat melihat journal entry.
Pada journal entry pembuatan vendor bill untuk deposito (menggunakan account deposito).
2. Dengan begitu journal entry yang akan ditampilkan yaitu Hutang (kredit) pada Deposito (Debit). Dengan catatan nominal antara debit dan kredit memiliki nominal yang setara / balance.
3. Tahap selanjutnya yaitu melakukan pembuatan Payment Order Request atau pesanan dana dengan menyantumkan nomor vendor bill yang sebelumnya dibuat (menggunakan account deposito). Perlu diperhatikan juga untuk penggunaan payment method dan company yang menyesuaikan dengan penggunaannya pada vendor bill.
4. Melakukan confirm payment order -> generate file -> validate.
Untuk melihat journal entry dengan mengakses menu Transfer Journal Entry pada payment orders lines. Status pada journal entry akan berubah menjadi posted ketika user telah melakukan validate payment orders.
Sehingga pada journal entry, yang ditampilkan yaitu Bank Clearing Out (Kredit) pada Hutang (Debit).
5. Melakukan upload file MT940
Setelah melakukan confirm payment order pada tahap 4 akan menghasilkan File Binary dalam bentuk .txt. File tersebut merupakan file MT940 yang berisi invoice terhadap transaksi vendor bill yang diinput sebelumnya.
File ini digunakan untuk melakukan transfer secara serentak pada sistem Bank BCA.
6. Melakukan posting pada Bank Statement dengan menyesuaikan pemilihan bank yang digunakan ketika pembuatan payment order.
Kemudian melakukan posting bank clearing untuk mendapatkan hasil journal entry Bank Out di Kredit dan Bank Clearing Out di Debit dan dengan nominal yang Balance.
7. Reconcile pada payment order.
Untuk melakukan reconcile deposito penempatan, dilakukan pada menu payment order (menggunakan payment order yang dibuat di tahap 3.) -> edit kemudian ke bagian payment lines.
Memilih bank statement yang sebelumnya dibuat. Bank statement yang akan muncul merupakan bank statement dengan account serta bank journal yang sama antara bank statement dan payment order serta menyesuaikan nominal transaksi (menggunakan (-) di depan angka).
Setelah memastikan nominal pada bank statement sesuai dengan nominal di payment order, maka melakukan reconcile pay out.
Sehingga status pada reconcile status berubah menjadi sudah semua.
Deposito Pencairan
8. Deposito pencairan merupakan transaksi deposito yang melanjutkan tahap deposito penempatan. Dengan membuat Customer Invoice menggunakan account yang sama pada pembuatan payment order sebelumnya.
Payment Mode yang digunakan untuk membuat customer invoice menggunakan BANK IN (uang masuk).
Total nominal pada invoice lines harus menyesuaikan dengan nominal pada deposito (bertujuan untuk menyesuaikan nominal hingga balance ketika reconcile akhir)
9. Setelah melakukan approve dan validate/post customer invoice, user dapat melihat journal entry pada menu Other Info.
Journal entry pada customer invoice akan menampilkan Deposito (Kredit) pada Piutang (Debit)
10. Melakukan upload terhadap file MT940
11. Membuat Bank Statement dan posting terhadap bank statement tersebut. Pembuatan bank statement menggunakan BCA IN (karena uang masuk), serta menyesuaikan nominal pada customer invoice dan account yang digunakan.
Membuat Difference menjadi 0
Setelah melakukan posting bank clearing, maka journal entry bank statement akan menampilkan Bank Clearing IN (Kredit) pada Bank IN (Debit).
12. Melakukan alokasi Receipt Debit Order.