Transaksi Procure to Pay
Request Bon Sementara (BS)
Untuk memulai sebuah transaksi procure to pay, dibutuhkan untuk pembuatan Advance Payment Request pada modul Account Payable dengan tujuan untuk membuat request bon sementara.
Request Pesanan Dana (PD)
Advance Payment Request ini nantinya akan digunakan dalam melakukan request pesanan dana dengan membuat Payment Order Request pada modul Account Payable. Pembuatan request pesanan dana (PD) ini akan membutuhkan transaksi Advance Payment Request yang sebelumnya dibuat untuk melakukan konfigurasi. Penggunaan Advance Payment Request pada Payment Order Request terdapat di tab Advance Payment
Button Add Items ini berfungsi untuk menampilkan semua jenis transaksi Advance Payment Request yang sudah dibuat sebelumnya dan akan difilter berdasarkan mandatory field di bagian header modul Payment Order Request.
Payment Method : Metode pembayaran yang digunakan dalam transaksi (menyesuaikan jenis metode pembayaran pada Advance Payment Request).
Payment Execution Date Type : Tipe penjadwalan yang digunakan pada Advance Payment Request (mencakup Immedietely, Due Date, Fixed Date).
Transfer Request Date : Tanggal keterangan terhadap transaksi harus di-transfer pada Advance Payment Request.
Sehingga pilihan Advance Payment Request yang dapat dintegrasikan pada pembuatan Payment Order Request akan ditampilkan berdasarkan dengan filter yang diinput user pada mandatory field.
Payment Bon Sementara (BS)
Complete Payment Order
Melakukan konfirmasi terhadap Payment Bon Sementara dengan modul Cash Bank -> Payment Order kemudian memilih nomor Payment Order Request yang sebelumnya dibuat (yang terintegrasi dengan Advance Payment Request), kemudian Confirm Payment.
User akan melakukan konfirmasi jumlah nominal yang akan dibayarkan dengan terlebih dahulu mengecek Advance Payment Request yang sesuai. Dengan begitu status Payment Order akan berubah dari Draft menjadi Confirmed
Generate File
Secara otomatis, sistem akan meng-generate file binary yang dapat digunakan untuk melakukan pembayaran ke bank.
File binery yang dihasilkan secara otomatis oleh sistem ini akan digunakan oleh user dan diunggah ke sistem bank yang digunakan untuk melakukan pembayaran secara otomatis untuk Advanced Request.
Posting
Posting diperlukan untuk settlement urnal BS. Dengan demikian, status Payment Order akan berubah menjadi Posted. Dan ini berarti, Payment Order sudah siap untuk pelunasan BS.
Create Vendor Bill (VB)
Kemudian user perlu untuk membuat Vendor Bill pada modul Account Payable.
Dalam pembuatan Vendor Bill, user harus menginput vendor yang sesuai ketika melakukan pembuatan Payment Order dan Advance Payment. Hal ini bertujuan untuk melakukan penyesuaian Invoice, sehingga Vendor Bill nantinya dapat dipanggil.
Input terkait item details yang sesuai juga diperlukan.
Nominal dan items pada pembuatan Vendor Bill harus sesuai dengan nominal transaksi Payment Order dan Advance Payment.