Tahapan Penyelesaian Advance Payment Request atau Bon Sementara (BS)

INFO PENGERTIAN

Advance Payment Request juga disebut dengan Bon Sementara (BS)
Invoice juga disebut dengan Vendor Bills

Akses Menu

Menu Account Payable -> Tab Transaction -> Vendor Bill -> Create

A. Penyelesaian BS SAMA dengan nominal invoice

1. Membuat Vendor Bill

- Mengisi Header

PERHATIAN

Pada Header Vendor Bill, bagian Payment Method, HARUS ISI "Settlement Adv. Payment" supaya tidak memproses transfer 2 kali.

- Mengisi Line Item

Click "Add an Item" dan isi informasi produk.

Geser ke kanan untuk mengisi informasi produk secara lengkap.

Jika ingin menghapus line item

Jika ingin menambah line item

- Save & Check Commit Budget

- Jika data Vendor Bill (VB) sudah aman, bisa dilakukan approve VB

- Validate/Post

2. Membuat Payment Order Request

a. Ke Menu Account Payable

b. Menu Payment Order Request dan Click Create

c. Masukkan Informasi di Header dan Line Item

INFO

• Payment Method pilih “Settlement Adv. Payment” , harus menyesuaikan dengan vendor bill jika tidak pada saat memanggil invoice di line item tidak akan muncul invoice yang dibuat sebelumnya.
  
• Pada line item (Apply BS), ambil no BS dan no Vendor Bill (Invoice) untuk di sinkronisasi menyesuaikan dengan nominal. Sesuaikan no BS dan Vendor Bill sesuai dengan yang dituju

d. Click button Calculate BS

e. Click button Save dan Order Validation

f. Submit Request Payment Order Request

• Jika terdapat tier-validation, maka melalui button Validate dulu baru button Submit Request.

• Jika tidak terdapat tier-validation, maka langsung saja melalui button Submit Request

Maka akan muncul status "Draft"

3. Print Penyelesaian BS

Click Button "Print" dan "Penyelesaian BS"

Tampilan Print Penyelesaian BS

B. Penyelesaian BS KURANG dari nominal invoice

Untuk tahapan ini, hampir sama dengan tahapan sebelumnya.

INFORMASI

Jika Penyelesaian BS kurang dari nominal invoice, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan:

1. Pada Bon Sementara
   Akan dibuat BS baru dikarenakan BS awal nominalnya kurang dari nominal invoice

2. Pada Vendor Bill

• Pada Header Vendor Bill, bagian Payment Method, HARUS ISI "Settlement Adv. Payment" supaya tidak memproses transfer 2 kali.
• Pada Line Item, Base Price nominalnya LEBIH BESAR daripada nominal invoice

3. Pada Payment Order Request

• Payment Method pilih “Settlement Adv. Payment” , harus menyesuaikan dengan vendor bill jika tidak pada saat memanggil invoice di line item tidak akan muncul invoice yang dibuat sebelumnya.
• Pada line item (Apply BS), ambil no BS dan no Vendor Bill (Invoice) untuk di sinkronisasi menyesuaikan dengan nominal. Sesuaikan no BS dan Vendor Bill sesuai dengan yang dituju

1. Membuat Vendor Bill

User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Vendor Bill

PERHATIKAN

• Pada Header Vendor Bill, bagian Payment Method, HARUS ISI "Settlement Adv. Payment" supaya tidak memproses transfer 2 kali.
• Pada Line Item, Base Price nominalnya LEBIH BESAR daripada nominal Advance Payment Request

Berikut detailnya:

Sedangkan, nominal pada BS awal lebih kecil daripada nominal di VB

2. Membuat Advance Payment Request Baru

User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Advance Payment Request

INFO

Nominal pada Advance Payment Request baru menggunakan selisih antara nominal Vendor Bill dan Advance Payment Request awal.

3. Membuat Payment Order Request

User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Payment Order Request

PERHATIKAN HAL BERIKUT

• Payment Method pilih “Settlement Adv. Payment” , harus menyesuaikan dengan vendor bill jika tidak pada saat memanggil invoice di line item tidak akan muncul invoice yang dibuat sebelumnya.
• Pada line item (Apply BS), ambil no BS dan no Vendor Bill (Invoice) untuk di sinkronisasi menyesuaikan dengan nominal. Sesuaikan no BS dan Vendor Bill sesuai dengan yang dituju

- Isi Informasi di Header dan Line Item Payment Order Request

Berikut contohnya:

DIISI 2 LINE ITEM

1. Line 1
   Berisi nomor Advance Payment Request awal dan nomor Invoice.
   
2. Line 2
   Berisi nomor Advance Payment Request baru dan nomor Invoice.
   

- Save -> Calculate BS -> Order Validation -> Submit Request

Sampai dokumen Payment Order Request berstatus "Draft"

4. Print Penyelesaian BS

C. Penyelesaian BS LEBIH dari invoice atau PENGEMBALIAN BS

1. Membuat Vendor Bill

User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Vendor Bill

PERHATIKAN

• Pada Header Vendor Bill, bagian Payment Method, HARUS ISI "Settlement Adv. Payment" supaya tidak memproses transfer 2 kali.
• Pada Line Item, Base Price nominalnya LEBIH KECIL daripada nominal Advance Payment Request

2. Membuat Advance Payment Request Baru

User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Advance Payment Request

INFO

Nominal pada Advance Payment Request baru menggunakan selisih antara nominal Vendor Bill dan Advance Payment Request awal.

3. Membuat Payment Order Request

User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Payment Order Request

PERHATIKAN HAL BERIKUT

• Payment Method pilih “Settlement Adv. Payment” , harus menyesuaikan dengan vendor bill jika tidak pada saat memanggil invoice di line item tidak akan muncul invoice yang dibuat sebelumnya.
• Pada line item (Apply BS), ambil no BS dan no Vendor Bill (Invoice) untuk di sinkronisasi menyesuaikan dengan nominal. Sesuaikan no BS dan Vendor Bill sesuai dengan yang dituju

- Isi Informasi di Header dan Line Item Payment Order Request

Berikut contohnya:

- Save -> Calculate BS -> Order Validation -> Submit Request

Sampai dokumen Payment Order Request berstatus "Draft"

4. Print Penyelesaian BS

5. Penyelesaian BS

OPSI PENYELESAIAN BS

Penyelesaian BS bisa melalui 2 opsi yaitu
📍 Click disini Untuk Penyelesaian BS melalui input Tanda Terima Titipan (TTT)
📍 Click disini Untuk Penyelesaian BS melalui Alokasi Pengembalian Advance Payment Request

A. Input Tanda Terima Titipan (TTT) atau Pengembalian BS

akses menu

Menu Cash Bank > Tab Payment Order > Payment Order

Lengkapi informasi di Payment Order terutama di field "Posting Date", Payment Mode, dan nomor TTT.

INGAT

Payment Mode harus menggunakan Settlement Adv. Payment

Setelah memasukkan informasi di field "Posting Date", Payment Mode, dan nomor TTT. Click Calculate BS -> Confirm Payments

Click button Posting

B. Alokasi Pengembalian Advance Payment Request

- Ke menu Advance Deposit Request

User bisa melalui akses menu berikut:

Akses Menu

Menu Account Receivable -> Tab Transaction -> Advance Deposit Request

PENJELASAN FIELD DI HEADER ADVANCE DEPOSIT REQUEST

Nama Field	Penjelasan
Document Date	Tanggal dibuatnya permintaan uang muka.
Category	Kategori atau jenis uang muka yang diminta, misalnya untuk keperluan pekerjaan.
Account Partner	Nama karyawan atau pihak yang menerima uang muka.
Currency	Mata uang yang digunakan untuk transaksi, misalnya IDR (Rupiah).
Assignment	Divisi atau peran yang menangani transaksi ini.
Adv. Pay (BS) Source	Nomor referensi dari permintaan uang muka sebelumnya (Advance Payment Request).
Base Amount	Sesuaikan dengan uang yang ingin dikembalikan.
Payment Amount	Sesuaikan dengan uang yang ingin dikembalikan.
Bank Account Partner	Nomor rekening dan nama bank milik penerima dana.
Payment Method	Field ini wajib diisi mengenai metode pembayaran yang akan digunakan.
Description	Keterangan tambahan terkait permintaan, bisa berisi tujuan atau alasan pengajuan.
Transfer Request Date	Tanggal diminta agar dana ditransfer.
Estimation Date	Perkiraan tanggal penyelesaian pembayaran.
Company	Nama perusahaan tempat transaksi ini dilakukan.

- Save dan Submit Request

Hingga dokumen berstatus Draft

- Membuat Receipt Order

AKSES MENU

Menu Account Payable -> Tab Payments -> Receipt-Debit Orders

• Mengisi informasi di Header Payment Order

• Mengisi Line Item

Penjelasan Field Berwarna Ungu - Create AR: Reconcile Bank Statements

Nama Field	Penjelasan
App ID	Kode atau sistem aplikasi tempat transaksi tercatat. Ini akan otomatis muncul.
Bank Statement Line	Field ini wajib diisi dan isi dengan nomor bank.
Giro/Check	Kolom opsional untuk mengisi nomor cek atau giro jika metode pembayaran menggunakan cek/giro.
Reconcile Type	Field ini wajib diisi dan isi dengan "4. Reconcile ke Adv. Deposit Request (BS Kembali, dll)"
Customer	Pihak (biasanya karyawan atau pelanggan) yang terkait dalam transaksi.
DP/Disposisi	Field ini wajib diisi dan isi dengan nomor Advance Deposit Request.

Setelah itu, click button "Save & Close"

Lalu click button "Confirm Payments" dan "Posting"

Receipt-Orders berhasil di post

Status posted