Tahapan Penyelesaian Advance Payment Request atau Bon Sementara (BS)
Advance Payment Request juga disebut dengan Bon Sementara (BS)
Invoice juga disebut dengan Vendor Bills
Menu Account Payable -> Tab Transaction -> Vendor Bill -> Create
A. Penyelesaian BS SAMA dengan nominal invoice
1. Membuat Vendor Bill
- Mengisi Header
Pada Header Vendor Bill, bagian Payment Method, HARUS ISI "Settlement Adv. Payment" supaya tidak memproses transfer 2 kali.
- Mengisi Line Item
Click "Add an Item" dan isi informasi produk.
Geser ke kanan untuk mengisi informasi produk secara lengkap.
-f39be8b1f46fa0e3bccd319afb50a307.png)
Jika ingin menghapus line item
Jika ingin menambah line item
- Save & Check Commit Budget
- Jika data Vendor Bill (VB) sudah aman, bisa dilakukan approve VB
- Validate/Post
2. Membuat Payment Order Request
a. Ke Menu Account Payable
b. Menu Payment Order Request dan Click Create
c. Masukkan Informasi di Header dan Line Item
- Payment Method pilih “Settlement Adv. Payment” , harus menyesuaikan dengan vendor bill jika tidak pada saat memanggil invoice di line item tidak akan muncul invoice yang dibuat sebelumnya.
- Pada line item (Apply BS), ambil no BS dan no Vendor Bill (Invoice) untuk di sinkronisasi menyesuaikan dengan nominal. Sesuaikan no BS dan Vendor Bill sesuai dengan yang dituju
d. Click button Calculate BS
e. Click button Save dan Order Validation
f. Submit Request Payment Order Request
- Jika terdapat tier-validation, maka melalui button Validate dulu baru button Submit Request.
- Jika tidak terdapat tier-validation, maka langsung saja melalui button Submit Request
Maka akan muncul status "Draft"
3. Print Penyelesaian BS
Click Button "Print" dan "Penyelesaian BS"
Tampilan Print Penyelesaian BS
4. Posting Penyelesaian BS
Menu Cash Bank > Tab Payment Order > Payment Order
Pada tahap ini, search nomor Payment Order Request (POR) yang telah dibikin di step 2
Lengkapi informasi di Payment Order terutama di field "Posting Date", Payment Mode, dan nomor TTT.
Payment Mode harus menggunakan Settlement Adv. Payment
Setelah memasukkan informasi di field "Posting Date", Payment Mode, dan nomor TTT. Click Calculate BS -> Confirm Payments
Click button Posting
B. Penyelesaian BS KURANG dari nominal invoice
Untuk tahapan ini, hampir sama dengan tahapan sebelumnya.
Jika Penyelesaian BS kurang dari nominal invoice, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
Pada Bon Sementara
Akan dibuat BS baru dikarenakan BS awal nominalnya kurang dari nominal invoicePada Vendor Bill
- Pada Header Vendor Bill, bagian Payment Method, HARUS ISI "Settlement Adv. Payment" supaya tidak memproses transfer 2 kali.
- Pada Line Item, Base Price nominalnya LEBIH BESAR daripada nominal invoice
- Pada Payment Order Request
- Payment Method pilih “Settlement Adv. Payment” , harus menyesuaikan dengan vendor bill jika tidak pada saat memanggil invoice di line item tidak akan muncul invoice yang dibuat sebelumnya.
- Pada line item (Apply BS), ambil no BS dan no Vendor Bill (Invoice) untuk di sinkronisasi menyesuaikan dengan nominal. Sesuaikan no BS dan Vendor Bill sesuai dengan yang dituju
1. Membuat Vendor Bill
User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Vendor Bill
- Pada Header Vendor Bill, bagian Payment Method, HARUS ISI "Settlement Adv. Payment" supaya tidak memproses transfer 2 kali.
- Pada Line Item, Base Price nominalnya LEBIH BESAR daripada nominal Advance Payment Request
Berikut detailnya:
Sedangkan, nominal pada BS awal lebih kecil daripada nominal di VB
2. Membuat Advance Payment Request Baru
User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Advance Payment Request
Nominal pada Advance Payment Request baru menggunakan selisih antara nominal Vendor Bill dan Advance Payment Request awal.
3. Membuat Payment Order Request
User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Payment Order Request
- Payment Method pilih “Settlement Adv. Payment” , harus menyesuaikan dengan vendor bill jika tidak pada saat memanggil invoice di line item tidak akan muncul invoice yang dibuat sebelumnya.
- Pada line item (Apply BS), ambil no BS dan no Vendor Bill (Invoice) untuk di sinkronisasi menyesuaikan dengan nominal. Sesuaikan no BS dan Vendor Bill sesuai dengan yang dituju
- Isi Informasi di Header dan Line Item Payment Order Request
Berikut contohnya:
- Line 1
Berisi nomor Advance Payment Request awal dan nomor Invoice. - Line 2
Berisi nomor Advance Payment Request baru dan nomor Invoice.
- Save -> Calculate BS -> Order Validation -> Submit Request
Sampai dokumen Payment Order Request berstatus "Draft"
4. Print Penyelesaian BS
-f717ef06aec28a5490afcc7bbc028daf.png)
5. Posting Penyelesaian BS
Menu Cash Bank > Tab Payment Order > Payment Order
Pada tahap ini, search nomor Payment Order Request (POR) yang telah dibikin di step 3
Lengkapi informasi di Payment Order terutama di field "Posting Date", Payment Mode, dan nomor TTT.
Payment Mode harus menggunakan Settlement Adv. Payment
Setelah memasukkan informasi di field "Posting Date", Payment Mode, dan nomor TTT. Click Calculate BS -> Confirm Payments
Click button Posting
C. Penyelesaian BS LEBIH dari invoice atau PENGEMBALIAN BS
1. Membuat Vendor Bill
User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Vendor Bill
- Pada Header Vendor Bill, bagian Payment Method, HARUS ISI "Settlement Adv. Payment" supaya tidak memproses transfer 2 kali.
- Pada Line Item, Base Price nominalnya LEBIH KECIL daripada nominal Advance Payment Request
2. Membuat Payment Order Request
User bisa ke sub-bab berikut
📝 Tahapan Pembuatan Payment Order Request
- Payment Method pilih “Settlement Adv. Payment” , harus menyesuaikan dengan vendor bill jika tidak pada saat memanggil invoice di line item tidak akan muncul invoice yang dibuat sebelumnya.
- Pada line item (Apply BS), ambil no BS dan no Vendor Bill (Invoice) untuk di sinkronisasi menyesuaikan dengan nominal. Sesuaikan no BS dan Vendor Bill sesuai dengan yang dituju
- Isi Informasi di Header dan Line Item Payment Order Request
Berikut contohnya:
- Save -> Calculate BS -> Order Validation -> Submit Request
Sampai dokumen Payment Order Request berstatus "Draft"
3. Print Penyelesaian BS
4. Posting Penyelesaian BS (Melalui Input Tanda Terima Titipan (TTT))
Menu Cash Bank > Tab Payment Order > Payment Order
Pada tahap ini, search nomor Payment Order Request (POR) yang telah dibikin di step 2
Lengkapi informasi di Payment Order terutama di field "Posting Date", Payment Mode, dan nomor TTT.
Payment Mode harus menggunakan Settlement Adv. Payment
Setelah memasukkan informasi di field "Posting Date", Payment Mode, dan nomor TTT. Click Calculate BS -> Confirm Payments
Click button Posting
