User Guide for Point of Sales Internal

Closing Cashier Internal

Proses closing cashier internal dilakukan oleh POS Internal sebelum melakukan penyetoran uang cash yang diterima cashier atas transaksi order waybill yang diterima dari customer. Penyetoran uang cash POS internal dilakukan setiap hari jumat minggu ke 2 dan ke 4 setiap bulannya pada saat setoran menginformasikan range tanggal transaksi, contoh : POS Palmerah 3 - 14 April 2022

1. Create Closing Cashier

   Create closing cashier, dilakukan oleh setiap admin pos yang akan melakukan penyetoran.

   1. Transportation apps > Invoicing > Closing Cashier Internal

      

   2. List transaction closing cashier internal, klik button Create:

      

   3. Form create transaction closing cashier input bagian header sebagai berikut:

      Field	Condition	Note
      Location	Mandatory	Default, location otomatis terisi sesuai dengan user login
      Start Date	Mandatory	Range start date confirmation date waybill
      End Date	Mandatory	Range end date confirmation date waybill
      Customer	Mandatory	Default, location otomatis terisi sesuai dengan user login

      

   4. Kemudian, pada bagian detail klik button Add Items, lalu select order-order yang akan di-closing dan klik button Select

      

   5. Waybill atau order yang dipilih akan masuk ke list transaction

      1. Berikut detail kolom pada list transaction:

         No	Field	Note
         1	Date Transaction	Tanggal transaksi confirm or cancel waybill
         2	Waybill	Nomor waybill
         3	Payment Type	Cash or Transfer
         4	Total Amount	Total amount waybill
         5	Amount	Total receive amount waybill
         6	Change	Uang kembali (Total Amount dikurangi) Jika payment type Transfer
         7	Unchange	Uang tidak kembali (Total Amount dikurangi Total Amount) Jika payment type Transfer
         8	Grand Total	Total uang yang diterima
         9	State	Status waybill

      2. Berikut details summary amount atas list transaction:

         No	Field	Note
         1	Cash Order	Total amount waybill dengan payment type cash
         2	Transfer Order	Total amount way ill dengan payment type transfer
         3	Grand Total Order	Total amount waybill cash dan transfer
         4	Unchange	Total unchange, uang kembalian atas payment type transfer
         5	Cash Received	Total uang cash yang diterima
         6	Transfer Received	Total uang transfer yang diterima
         7	Grand Total Received	Total uang cash dan transfer yang diterima
         8	Cash Cancel	Total amount waybill cancel dengan payment type cash
         9	Transfer Cancel	Total amount waybill cancel dengan payment type transfer
         10	Grand Total Cancel	Total amount waybill cancel dengan payment type cash dan transfer

         

      3. Jika detail order dan summary telah sesuai, kemudian klik button Save, transaksi closing cashier akan tersimpan dan menciptakan nomor closing cashier

         

      4. Selanjutnya, admin POS melakukan setoran uang cash yang diterima ke rekening KGX

      5. Bukti setoran, dilampirkan pada transaksi closing cashier, buka kembali transaksi closing cashier yang sebelumnya di-save, kemudian, klik menu Attachment lalu klik Add

         

      6. Pilih file bukti transfer, kemudian klik Open

         

      7. File bukti transfer akan masuk kedalam fitur attachment atas transaksi closing cashier

         

      8. Jika file attachment di-klik, file otomatis ter-download

         

2. Posting Closing Cashier:

   1. Setelah bukti setor dilampirkan ditransaksi closing cashier, selanjutnya admin POS menginformasikan nomor closing cashier ke finance HO, dalam melalui email ataupun group whatsup seperti yang berjalan saat ini.

   2. Setelah menerima informasi dari Admin POS, finance HO akan melakukan pengecekan pada mutasi rekening bank. Kemudian setelah memastikan setoran tunai telah masuk, finance HO akan memposting transaction closing cashier. Membuka transaction closing cashier yang akan diposting, kemudian klik button Post :

      

   3. Akan muncul Pop Up Confirmation, klik button Ok

      

   4. Jika berhasil terposting, akan mengenerate nomor invoice atas closing cashier tersebut dengan muncul notification nomor invoice pada pojok kanan layar :

      

Approve and Validate Customer Invoices

1. Approve Customer Invoice

   1. Untuk melihat invoices hadil dari closing cashier yang sudah diposting. Buka ke Apps Account Receivable > Transaction > Customer Invoices

      

   2. Pilih Invoice yang akan di approve

      

   3. Setelah melakukan pengecekan atas detail invoice hasil dari closing cashier dan telah sesuai, kemudian klik button Approve

      

   4. Status invoice akan berubah menjadi approved, pada kondisi status ini, invoice sudah tidak dapat di edit namun masih dapat dikembalikan ke kondisi draft dengan klik button Reset to Draft. Namun jika invoice sudah sesuai dan tidak ada lagi perubahan, maka klik button Validate/Post

      

2. Validate/Post Customer Invoice

   1. Status invoice akan berubah menjadi Open, pada kondisi status ini invoice piutang pada pendapatan sudah terposting, seluruh detail invoice sudah tidak dapat diubah.